Cara Membuat Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source
1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
   
Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
   Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
   Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
   
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    
Tips:
• Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
• Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
  2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
• Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
      
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

 

langkah-langkah membuat artikel dalam bentuk koran

1. Membuat kolom

1. Pilih orientasi kertas, pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Orientation. Pilih Portrait atau Landscape.
   
   
2. Pilih kumpulan teks seperti contoh berikut.
   
3. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns.
4. Pilih Two untuk membuat dua kolom.
   
5. Pada contoh ini terdiri dari dua bagian:
   
   1. Judul (Lorem Ipsum) = satu kolom.
   2. Isi = dua kolom.
   Untuk gabungan ini, Microsoft Word akan otomatis membuat Section Break (Continuous).
6. Pada kolom, teks akan mengalir sampai batas bawah halaman kemudian baru berpindah ke kolom selanjutnya.
   
7. Jika Anda tidak menginginkan teks sampai batas bawah halaman maka dapat menggunakan Column Break.
   
   Caranya:
   
   1. Letakkan kursor di depan teks yang akan dipindahkan.
   2. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks.
   3. Pada bagian Page Breaks, pilih Column.
   4. Microsoft Word akan memindahkan teks ke kolom berikutnya.
      

 2.Cara Membuat Drop Cap

Drop Cap merupakan sebuah fasilitas yang disediakan oleh word 2007 untuk membuat tulisan /huup lebih besar ukurannya dari huruf lainnya.Umumnya drop cap kita temukan pada sebuah novel atau majalah yang menonjolkan huruf pertama pada setiap topik, untuk menaik perhatian pembaca.

Untuk membuat drop cap pada microsoft word 2007, lakukan prosedur berikut:

1. Blok huruf pertama pada kalimat di bawah ini
Pada menu bar pilih Insert - Drop Cap - Drop Cap options...

2. Atur drop cap
pada position pilih salah satu bentuk yang ada, misalnya dropped
pada line to drop pilih 4 (tergantung kebutuhan)
OK

3. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini

3.Membuat Header dan Footer

Buka Microsoft Word yang akan anda beri Header dan Footer.
2. Pilih menu View >> Header and Footer. lihat gambar dibawah ini


3. Kemudian ketik Header yang ingin kita muat, lihat contoh dibawah ini :


4. Selanjutnya ketik Footer, perhatikan contoh dibawah ini :




4.cara mengInsert Gambar

• 1
  Tempatkan kursor di mana Anda ingin grafis dalam dokumen Anda.
• 2
  Buka menu Insert dan pilih Picture.
• 3
  Pilih Clip Art jika Anda ingin menyisipkan clip art dari Galeri Microsoft, pilih From File jika anda ingin memasukkan foto atau gambar Anda telah dipindai atau dibuat dalam aplikasi lain.
• 4
  Untuk clip art Microsoft, pilih foto dari galeri, kemudian klik kanan dan pilih Insert (icon pertama di menu).
• 5
  Untuk gambar lainnya, cari file pada hard disk Anda, pilih dan klik Insert.
• 6
  Setelah gambar muncul dalam dokumen, mengubah ukurannya dengan menarik salah satu menangani (kotak kecil) yang terletak di sekitar tepi luar bingkai grafis itu.

5. Cara membuat kolom 
1. Pilih Insert
2. pilih Shape kemudian pilih gmabar yang akan di jadikan bingkai
3. Gerakkan mouse untuk mengukur besar bingkai yang akan dibuat
4. pilih format autoshape, lalu pilih Transparency untuk memunculkan tulisan yang ada di dalam bingkai
5.Kemudian klik OK

komponen-komponen dalam komputer

1. Proccesor
Microprocessor atau lebih sering disebut processor adalah pusat pelaksana seluruh kerja komputer. Sesungguhnya, processor inilah yang dinamakan CPU (Central Processing Unit). Entah bagaimana awalnya, orang menganggap bahwa kotak casing itulah yang dinamakan CPU, dan salah kaprah ini masih berlanjut hingga kini.

Processor bertugas membagi pekerjaan pemrosesan data kepada seluruh komponen komputer, dan ini dilakukan dalam kecepatan yang sangat tinggi. Oleh karena itu processor menjadi sangat panas sehingga biasanya dilengkapi dengan kipas pendingin. Ada berbagai jenis processor yang dikenal saat ini yang diproduksi oleh sejumlah perusahaan:
8088, 80286, 80386, 80486, Pentium, Pentium MMX, Pentium II, Celeron, Pentium III, Pentium 4, Xeon

2.motherboard

Sebuah papan sirkuit elektronik yang mempunyai sifat-sifat untuk komponen lain . Sehingga komponen-komponen yang lain saling berhubungan dan saling bekerja sama dengan baik.


3. RAM (Random Accses Memory)

Memori akses acak (bahasa Inggris: Random access memory, RAM) adalah sebuah tipe penyimpanan komputer yang isinya dapat diakses dalam waktu yang tetap tidak memperdulikan letak data tersebut dalam memori. Ini berlawanan dengan alat memori urut, seperti tape magnetik, disk dan drum, di mana gerakan mekanikal dari media penyimpanan memaksa komputer untuk mengakses data secara berurutan.
Pertama kali dikenal pada tahun 60'an. Hanya saja saat itu memori semikonduktor belumlah populer karena harganya yang sangat mahal. Saat itu lebih lazim untuk menggunakan memori utama magnetic.
Perusahaan semikonduktor seperti Intel memulai debutnya dengan memproduksi RAM , lebih tepatnya jenis DRAM.
Biasanya RAM dapat ditulis dan dibaca, berlawanan dengan memori-baca-saja (read-only-memory, ROM), RAM biasanya digunakan untuk penyimpanan primer (memori utama) dalam komputer untuk digunakan dan mengubah informasi secara aktif, meskipun beberapa alat menggunakan beberapa jenis RAM untuk menyediakan penyimpanan sekunder jangka-panjang.
Tetapi ada juga yang berpendapat bahwa ROM merupakan jenis lain dari RAM, karena sifatnya yang sebenarnya juga Random Access seperti halnya SRAM ataupun DRAM. Hanya saja memang proses penulisan pada ROM membutuhkan proses khusus yang tidak semudah dan fleksibel seperti halnya pada SRAM atau DRAM. Selain itu beberapa bagian dari space addres RAM ( memori utama ) dari sebuah sistem yang dipetakan kedalam satu atau dua chip ROM.

4.Video Grapichs Array (VGA card)

VGA card berfungsi untuk data-data visual (gambar) kemonitor sehingga dapat dilihat oleh penggguna










5.Hardisk

Merupakan komponen vital dalam sebuah VC karenan pada komponen ini semua data-data dan aplikasi yang ada di PC di simpan.
HDD diperkenalkan pada 1956 sebagai media penyimpanan data untuk komputer accounting IBM, pada dasarnya dikembangkan untuk komputer dengan keperluan umum. Pada tanggal 21, kegunaan HDD diperluas dan meliputi banyak kegunaan, seperti sebagai perekam video digital, pemutar audio digital, Personal Digital Assistant (PDA), kamera digital, dan video game. Bahkan, pada perkembangannya saat ini, HDD tidak hanya digunakan pada komputer, tetapi juga mulai merambah dunia telepon seluler.

6.Floppy Disk Drive

Floppy disk atau Disket adalah perangkat penyimpanan data yang terdiri dari sebuah medium penyimpanan magnetis bulat yang tipis dan lentur, dilapisi lapisan persegi yang berbentuk persegi atau persegi panjang. Sekarang sudah banyak bermunculan media penyimpanan yang lebih maju dari floppy disk, seperti : CD-R, CD-RW, Flash Disk, dan Zip drive. Walaupun sudah banyak media penyimpanan yang lain, floppy disk masih tetap bertahan.
Jenis-Jenis Floppy Disk

JENIS UKURAN	KAPASITAS	KAPASITAS RANGE	PEMBUAT
3,5 inci	1,44 MB	400kb-1,44MB	SONY
3,5 inci	2,88 MB	-	IBM
5,2 inci	1,2 MB	200kb-1,22MB	SUGHART
8 inci	500 kb	100kb-500kb	IBM

7.CD ROM dan DVD ROM

CD-ROM merupakan akronim dari “compact disc read-only memory”)) adalah sebuah piringan kompak dari jenis piringan optik (optical disc) yang dapat menyimpan data. Ukuran data yang dapat disimpan saat ini bisa mencapai 700MB atau 700 juta bita.CD-ROM kepanjangan dari compact disk read only memori yang artinya bahhwa CD-ROM drive hanya bisa digunakan untuk membaca sebuah CD saja. Secara gari besar CD-ROM dibedakan menjadi 2 menurut tipenya yaitu : ATA/IDE  dan SCSI. Yang paling mendasari dari perbedaan tersebut adalah kecepatannya. Kalau ATA memiliki kecepatan 100-133Mbps sedangkan SCSI memiliki kecepatan kira-kira 150 Mbps. Untuk tipe SCSI biasanya ditemuka pada CR RW drive. Pada CD ROM terdapat tulisan 56X artinya kemampuan memberikan kecepatan transfer data sebesar 56 x150 Kbps. Tipe CD RW juga biasanya  dibedakan berdasarkan kemapuan membakar dan membaca. CD RW tipe 12x8x32 artinya memiliki kemampuan membakar pada CD R seccepat 12x, membakar pada CD RW secepat 8x, dan membaca CD R/CD RW/dengan kecepatan maksimal 32x.

DVD berasal dari kata Digital Versatile Disc. Sesuai dengan namanya DVD merupakan sebuah media penyimpanan digital yang isinya sangat variatif.. Bentuknya sangat mirip dengan CD.Bedanya DVD dapat memainkan film, audio lebih baik dan dengan data lebih banyak dan proses yang lebih cepat dibandingkan CD. DVD juga mampu menyimpan data lain seperti Foto atau data informasi dari komputer.

8.NETWORK ADAPTOR
Sebuah perangkat keras yang digunakan untuk menghubungkan komputer ke jaringan. Sebuah network adapter bisa berupa kartu PCI ataupun terhubung dengan sebuah komputer secara eksternal melalui USB atau parallel port.alat ini juga memungkinkan komputer untuk berkomunikasi satu dan lainnya. komunikasi di sini di artikan saling bertukar data

9. Sound Card dan Speaker

Alat yang dapat menghasilkan suara yang dapat di dengar oleh user memalui speaker yang duhubungkan dengan sound card tersebut





10. Power supply and UPS 

Power Supply adalah sebuah perangkat yang ada di dalam CPU yang berfungsi untuk menyalurkan arus listrik ke berbagai peralatan computer.

Perangkat ini memiliki 5 connector atau lebih, yang dapat disambungkan keberbagai peralatan seperti :
• Motherboard
• Harddisk
• Floppy Disk Drive
• CD – ROM

Power supply yang berkualitas kurang baik dapat menghasilkan tegangan DC yang tidak rata dan banyak riaknya (ripple). Jika digunakan dalam jangka waktu yang cukup lama akan menyebabkan kerusakan pada komponen computer, misalnya Harddisk.

Salah satu komponen penting pada power supply adalah pendingin (cooling). Dilengkapi dengan minimal sebuah kipas.

Bagian belakang terdiri dari socket penghubung ke monitor dan power listrik. Juga terdapat fan atau kipas angin, yang berfungsi mendinginkan udara di dalam kotak power supply tersebut. Bagian depan terdiri dari kabel-kabel kecil untuk mengalirkan listrik ke setiap bagian di dalam CPU atau motherboard.

Tentu saja listrik yang mengalir sudah minim atau diperkecil. Sedangkan di power supply itu sendiri voltase listrik masih besar, sehingga dilarang keras menyentuhnya.

11. Keyboard

Keyboard komputer, secara fisik mempunyai bentuk seperti keyboard pada mesin ketik manual/elektronik. Dengan digunakannya micro processor, maka data yang ada bisa langsung dikirim ke-CPU melalui keyboard. Tombol-tombol utama yang dimiliki, memiliki susunan yang tidak berbeda dengan susunan tombol mesin ketik biasa. Tombol huruf terletak dibarisan atas, dan tombol alfabetis berada dibawahnya, disamping itu  tombol spasi juga diletakkan pada posisi paling bawah. Hanya bedanya, huruf atau angka yang diketik oleh keyboard komputer, akan tercetak pada layar Jika sebuah tombol pada keyboard ditekan, maka per (pegas) yang ada dibawahnya akan menekan logam yang ada dibawahnya, dan menyebabkan arus listrik bisa mengalir melewatinya. Arus ini kemudian diterima oleh chip pada keyboard yang disebut microprocessor. Pada chip ini terdapat pelbagai alamat sehingga bisa diketahui, tombol mana yang ditekan. Sinyal-sinyal listrik ini kemudian diteruskan pada RAM sampai PC yang ada digunakan secara lebih lanjut. Pada saat yang sama, keyboard microprocessor juga meneruskan informasi yang ada ke-Interupt Contoller. Dari interupt controller inilah informasi yang ada kemudian bisa diterima oleh CPU agar informasi yang bersangkutan dapat ditampilkan pada layar monitor.

12. Monitor

 Komponen yang menampilakan apa yang sedang di proses PC dalam bentuk visual. Sehingga kita dapat dengan mudah memahaminya.

13. Printer
pengertian printer, Printer merupakan sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.